Înrolarea în sistemul e-Factura și logarea în SPV pe site-ul ANAF nu mai este o noutate pentru companiile care au deja un sistem ERP, însă este complicată și consumatoare de timp pentru firmele care au amânat digitalizarea și nu dețin instrumente software de gestiune financiar-contabilă.
Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) și-a digitalizat operațiunile cu câțiva ani în urmă, cu scopul de a face comunicarea mai rapidă, astfel încât contribuabilii să poată naviga mai ușor prin procedurile birocratice. Acest lucru se poate face prin logare în SPV, mai exact înregistrarea în Spaţiul Privat Virtual a devenit obligatorie pentru transmiterea cererilor sau a oricăror altor documente către organele fiscale de către contribuabilii care desfăşoară activităţi economice într-o formă de activitate autorizată.
Obligaţia se aplică persoanelor juridice, asocierilor şi altor entităţi fără personalitate juridică, persoanelor fizice care desfăşoară o profesie liberală sau exercită o activitate economică în mod independent așa cum sunt persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale şi întreprinderile familiale.
Dacă ești antreprenor sau îți dorești să devii și încă nu ai un cont în SPV, ai ajuns unde trebuie. Vei descoperi în continuare ce înseamnă Spațiul Privat Virtual și cum se face logarea în SPV pe site-ul ANAF.
Ce este SPV?
SPV (Spațiul Privat Virtual) este o platformă online gratuită, pusă la dispoziție de către ANAF contribuabililor, persoane fizice și juridice, cu scopul de a transmite electronic informațiile legate de situația fiscală. Mai exact, SPV reprezintă un canal de comunicare online între ANAF și contribuabili, prin intermediul căruia afli ce taxe ai de plătit, trimiți acte fiscale și poți primi notificări de la Fisc.
SPV este un serviciu național, accesibil permanent, care oferă o serie de beneficii utilizatorilor săi, cum ar fi:
- informaţii cu privire la obligaţiile fiscale;
- posibilitatea de a primi acte administrativ fiscale și alte documente;
- informaţii cu privire la contribuţiile sociale;
- acces și la alte servicii electronice pe care SPV le oferă.
Persoanele fizice sau juridice pot solicita înregistrarea ca utilizatori SPV, iar persoanele fizice care nu deţin un certificat digital pot solicita înregistrarea pe bază de nume de utilizator şi parolă. Logarea în SPV se face pe serverele Ministerului Finanțelor Publice, iar documentele comunicate prin acest serviciu au aceeaşi putere juridică ca cele comunicate prin poştă sau la ghişeu.
Dar, SPV înseamnă mai mult decât atât. România a primit autorizarea din partea Consiliului Uniunii Europene de a introduce obligativitatea facturării electronice în relația comercială B2B (Business to Business). Astfel, de la 1 ianuarie 2024, s-a instituit facturarea electronică obligatorie RO e-Factura pentru toate tranzacțiile efectuate între persoanele impozabile stabilite pe teritoriul României, măsură aplicabilă până la 31 decembrie 2026. De la 1 iulie, doar documentele în format electronic vor mai fi acceptate ca facturi de către administrația fiscală din România.
Așadar, pentru a folosi sistemul RO e-Factura, este nevoie să-ți înregistrezi afacerea în SPV ANAF.
Cum se face logarea în SPV pentru RO e-Factura
În cazul în care lucrezi cu un contabil care are acces în SPV-ul afacerii tale, teoretic lucrurile sunt mai simple. Contabilul va depune toate declarațiile pentru firma ta în SPV, folosind propriul certificat digital. Însă, acest lucru va fi extrem de dificil de realizat de un contabil colaborator, deoarece facturile trebuie emise de la 5 zile de la emiterea lor. Deci, cel mai probabil fiecare firmă va desemna o persoană angajată care să se ocupe de acest lucru sau va apela la ajutorul unui soft care să trimită automat facturile către ANAF.
Dacă reprezinți o persoană juridică pentru deschiderea unui cont în Spațiul Virtual Privat trebuie să completezi formularul pentru persoane juridice și să ai deja un certificat digital și documentul de confirmare pentru acesta.
Pentru a te înregistra/loga în SPV, se accesează site-ul anaf.ro, Servicii Online – Înregistrare utilizatori – Spațiul Privat Virtual – Persoane Juridice sau alte entități fără personalitate juridică. După accesarea meniului Înregistrare utilizatori persoane juridice și alte entități fără personalitate juridică, se va deschide o nouă fereastră în care vom selecta Înregistrare utilizatori cu certificat digital.
În formularul de înregistrare în SPV, trebuie să completezi:
- CUI-ul și NIF-ul firmei
- datele tale în calitate de reprezentant legal al companiei
- să încarci documentul de confirmare pentru certificatul digital
- să încarci o arhivă în format .zip (cu dimensiunea maximă de 5MB) cu o copie după documentele prin care demonstrezi că ești reprezentantul legal (poate fi și o copie legalizată) și o copie după actul tău de identitate
Ulterior, se va afișa pagina de confirmare a emailului, în care va trebui introdus codul primit pe email. După completarea și trimiterea cererii de înregistrare în SPV, aceasta va fi verificată de către ANAF iar răspunsul privind validarea sau respingerea ei, va fi trimis pe adresa de email completată în formular.
Având în vedere complexitatea sistemului de facturare electronică şi experienţa altor ţări care l-au adoptat anterior, pentru o implementare eficientă este nevoie de un soft de facturare performant. Companiile care emit și primesc un volum semnificativ de facturi vor fi în situația implementării unei soluții IT care să ajute la automatizarea acestui proces de transmitere electronică a facturilor.
În acest sens, echipa NextUp a dezvoltat un soft performant prin care clienții săi pot transmite automat facturile emise către sistemul RO e-Factura, direct din aplicația ERP.
