Fluxul de numerar (în engleză, cash flow) este diferența dintre banii care intră efectiv în conturile firmei și cei care ies, într-o anumită perioadă. Profitul din contabilitate poate fi pozitiv chiar dacă fluxul de numerar este negativ, pentru că profitul se leagă de facturile emise, iar fluxul se leagă de banii încasați și plătiți.
De aici apare una dintre cele mai frecvente surprize ale antreprenorilor: raportul lunar arată câștig, dar contul bancar nu are destui bani pentru salarii, chirie sau furnizori. Nu e o eroare de calcul, ci un decalaj în timp între momentul în care ai muncit și momentul în care ai fost plătit.
Profit și flux de numerar: unde apare diferența?
Contabilitatea înregistrează un venit în momentul în care factura este emisă, nu în momentul în care clientul plătește. La fel, o cheltuială se înregistrează când ai primit factura, iar plata poate veni peste o lună sau două. Între cele două momente, firma trăiește exclusiv din banii pe care îi are deja în cont.
Un exemplu simplu arată cum funcționează. O firmă de servicii facturează în fiecare lună lucrări de 20.000 de lei, cu termen de plată de 60 de zile, iar în aceeași lună plătește salarii, materiale și chirie în valoare de 14.000 de lei.
| Luna | Profit pe hârtie | Bani încasați minus bani plătiți | Sold cumulat în cont |
|---|---|---|---|
| Prima lună | +6.000 lei | -14.000 lei | -14.000 lei |
| A doua lună | +6.000 lei | -14.000 lei | -28.000 lei |
| A treia lună | +6.000 lei | +6.000 lei | -22.000 lei |
După trei luni firma a câștigat 18.000 de lei pe hârtie, dar în punctul cel mai slab a avut nevoie de 28.000 de lei din altă sursă: economii, un împrumut sau amânarea unor plăți. Fără această sumă, o firmă sănătoasă ar fi intrat în întârzieri.
Ce situații consumă banii înaintea profitului?
Decalajul din exemplul de mai sus nu este singurul. Fluxul de numerar este presat de mai multe tipuri de plăți care nu apar ca să reducă profitul lunar, dar scot bani din cont:
- termenele lungi de încasare acordate clienților, mai ales celor mari;
- stocurile cumpărate în avans, care stau pe raft până se vând;
- plățile mari și neregulate: taxe anuale, asigurări, reparații, reînnoirea echipamentelor;
- investițiile plătite integral dintr-o dată, deși se amortizează în ani;
- partea de capital din ratele unui credit, care nu este o cheltuială în contul de profit, dar este o ieșire de bani;
- TVA-ul de plătit statului, colectat de la clienți dar neîncasat încă, dacă factura este neachitată.
Cu cât o firmă crește mai repede, cu atât presiunea e mai mare. Mai multe comenzi înseamnă mai multe materiale cumpărate acum și mai mulți bani încasați mai târziu. De aceea, o creștere rapidă a vânzărilor poate secătui contul chiar dacă toate comenzile sunt profitabile.
Cum faci o prognoză simplă de flux de numerar?
Nu ai nevoie de un program special, ajunge un tabel în care urmărești săptămână cu săptămână banii care intră și ies. Mulți antreprenori lucrează pe un orizont de 13 săptămâni, adică un trimestru, și îl actualizează la fiecare început de săptămână.
- Notează soldul real din cont la începutul perioadei, nu cel din contabilitate.
- Trece încasările pe data la care estimezi că vor ajunge banii, nu pe data facturii. Dacă un client plătește de obicei cu zece zile după termen, ține cont de asta.
- Adaugă plățile fixe cu datele lor: salarii, chirie, rate, abonamente, taxe.
- Adaugă plățile variabile, estimate din media ultimelor luni: materiale, transport, comisioane.
- Calculează soldul la sfârșitul fiecărei săptămâni.
- Colorează săptămânile în care soldul coboară sub un prag de siguranță, de pildă suma unei luni de salarii.
Prognoza nu trebuie să fie exactă, ci să te avertizeze cu patru-șase săptămâni înainte de un gol. Un gol cunoscut din timp se rezolvă negociind un termen sau mutând o plată. Un gol descoperit în ziua scadenței se rezolvă, de obicei, scump. Dacă vrei să ții tabelul într-un cadru mai larg, planificarea anului financiar îți dă punctele de plecare pentru estimări.
Ce semnale arată că fluxul se degradează?
Primul semnal este numărul mediu de zile în care clienții te plătesc: dacă a crescut de la 30 la 45 de zile, banii tăi stau mai mult în afara firmei. Al doilea este tendința de a plăti furnizorii în ultima zi, apoi cu întârziere. Al treilea este folosirea tot mai frecventă a descoperitului de cont pentru cheltuieli obișnuite, nu pentru situații excepționale.
Mai există un semnal subtil: vânzările cresc, dar soldul din cont scade sau stă pe loc. Dacă observi asta timp de două-trei luni, nu aștepta să se rezolve de la sine.
Cum îmbunătățești fluxul fără să te împrumuți?
Cele mai ieftine soluții țin de organizare. Emite factura imediat după livrare, nu la sfârșitul lunii. Cere un avans pentru comenzile mari sau cu materiale speciale. Scurtează termenele de plată pentru clienții noi și urmărește scadențele cu un program fix de reamintiri; metodele concrete sunt descrise în materialul despre recuperarea facturilor restante.
Pe partea de ieșiri, negociază eșalonarea plăților mari și ia în calcul stocuri mai mici, reînnoite mai des. Pune deoparte, în fiecare lună, o sumă pentru taxele și plățile anuale, ca să nu apară toate odată. Un împrumut rămâne o variantă valabilă pentru un gol temporar, dar costă dobândă și nu rezolvă cauza, așa că merită folosit după ce ai verificat aceste măsuri.
Înțelegerea pe larg a cifrelor firmei, de la încasări la costuri, este explicată în finanțele unei firme mici.
Întrebări frecvente
Fluxul de numerar este același lucru cu profitul?
Nu. Profitul măsoară diferența dintre venituri și cheltuieli în contabilitate, iar fluxul de numerar măsoară banii care au intrat și au ieșit efectiv din conturi. Pot diferi mult într-o lună.
Cât de des ar trebui actualizată prognoza?
Săptămânal este un ritm rezonabil pentru o firmă mică. Dacă încasările sunt foarte neregulate, actualizarea la două-trei zile ține prognoza aproape de realitate.
Ce înseamnă flux de numerar negativ?
Înseamnă că într-o perioadă ies mai mulți bani decât intră. Nu e grav dacă este o situație temporară, previzibilă și acoperită din rezerve; devine o problemă când se repetă lună de lună fără o cauză clară.
