Procesul-verbal de predare-primire este documentul prin care două părți consemnează, la o anumită dată, că un bun, un spațiu, o lucrare sau un set de documente a trecut de la una la cealaltă, în starea descrisă în el. Semnat de ambele părți, devine dovada principală în cazul unei neînțelegeri ulterioare despre ce s-a predat, în ce cantitate și cu ce defecte. Este un act simplu, dar valoarea lui depinde aproape în întregime de cât de exact este completat.
Ce rol are procesul-verbal de predare-primire?
Procesul-verbal de predare-primire fixează momentul și condițiile în care responsabilitatea pentru un bun trece de la o parte la alta. Din acel moment, primitorul răspunde de bunul respectiv, iar predătorul are o dovadă că și-a îndeplinit obligația. Documentul completează contractul, fără să îl înlocuiască: contractul stabilește drepturile și obligațiile, iar procesul-verbal arată cum au fost puse în practică.
Când folosește o firmă un proces-verbal de predare-primire?
O firmă folosește procesul-verbal de predare-primire de fiecare dată când un bun sau o responsabilitate își schimbă deținătorul și starea lui trebuie consemnată. Cele mai frecvente situații sunt prezentate mai jos.
| Situație | Ce se consemnează în mod obișnuit |
|---|---|
| Intrarea într-un spațiu închiriat | starea pereților și a pardoselilor, dotările, indexurile contoarelor, numărul de chei |
| Eliberarea spațiului la final | aceleași elemente, comparate cu situația de la început |
| Livrarea unor echipamente | model, serie, accesorii, documente însoțitoare, eventuale deteriorări |
| Bunuri date unui angajat | laptop, telefon, autoturism de serviciu, carduri de acces |
| Predarea unei gestiuni sau a unor documente | lista dosarelor, a stocurilor sau a valorilor, cu cantități |
La spațiile comerciale, procesul-verbal de la intrare este reperul pentru restituirea garanției la final, motiv pentru care merită corelat cu verificările descrise în articolul despre ce se verifică înainte de închirierea unui spațiu comercial.
Ce trebuie să conțină un proces-verbal de predare-primire?
Un proces-verbal de predare-primire complet conține identificarea părților, data și locul, descrierea exactă a bunurilor și semnăturile ambelor părți. Elementele de bază sunt:
- numărul și data documentului, locul încheierii;
- datele de identificare ale părților și ale persoanelor care semnează în numele lor;
- trimiterea la contractul sau comanda în baza căruia se face predarea;
- lista bunurilor, cu denumire, cantitate, serie sau cod, după caz;
- starea în care se află bunurile și defectele constatate;
- documentele și accesoriile predate odată cu bunul;
- semnăturile, numele în clar și numărul de exemplare.
Cum se descrie corect starea unui bun?
Starea unui bun se descrie corect prin constatări concrete și verificabile, nu prin formule generale precum „în stare bună”. O mențiune de tipul „zgârietură de aproximativ 10 cm pe capacul laptopului” sau „pată de umezeală pe peretele din spatele ușii” este greu de contestat mai târziu. Fotografiile cu dată, menționate în document și anexate, întăresc descrierea. Pentru contoare se trec indexurile exacte, iar pentru chei, numărul fiecărui tip.
Ce se întâmplă dacă una dintre părți refuză să semneze?
Dacă una dintre părți refuză să semneze, procesul-verbal își pierde o parte din forța de dovadă, iar situația trebuie consemnată altfel. Partea care predă poate nota refuzul și motivul invocat, poate cere semnătura unui martor sau poate transmite constatările în scris, printr-un mijloc care lasă urmă. În situații cu valoare mare sau cu risc de litigiu, un avocat poate recomanda calea potrivită, inclusiv o constatare făcută de un executor judecătoresc.
Ce greșeli apar frecvent la completare?
Cele mai multe probleme apar din documente completate în grabă, la final de zi, fără verificarea efectivă a bunurilor. Greșelile tipice:
- semnarea înainte de inspectarea bunurilor;
- liste incomplete, fără serii sau cantități;
- lipsa mențiunii despre defectele ascunse care pot apărea ulterior;
- un singur exemplar, păstrat doar de una dintre părți.
Procesul-verbal se arhivează împreună cu contractul la care se referă, după regulile de ordine descrise în articolul despre gestionarea contractelor și a facturilor. La contractele comerciale, clauzele privind recepția și transferul riscului merită citite atent înainte de semnare, după cum arată și ghidul despre clauzele de citit de două ori într-un contract comercial.
