Trasabilitatea alimentelor este capacitatea de a urmări un produs înapoi până la furnizorii materiilor prime și înainte până la clienții care l-au primit. În Uniunea Europeană regula minimă vine din Regulamentul (CE) nr. 178/2002: fiecare operator trebuie să poată spune de la cine a cumpărat și cui a livrat, un pas în urmă și un pas înainte.
Pare birocrație până în ziua în care un furnizor te anunță că un lot de făină sau de nuci a fost retras. Dacă ai evidența în ordine, într-o oră știi exact ce loturi de produs finit conțin acel ingredient și unde au ajuns. Dacă nu, ești nevoit să retragi tot ce ai făcut în ultimele săptămâni, cu pierderi mult mai mari.
Ce înseamnă un lot și cum îl formezi
Lotul este un grup de unități dintr-un produs fabricate, preparate sau ambalate în condiții practic identice. Tu decizi cum îl definești, dar regula trebuie să fie clară și respectată. Un atelier mic poate folosi, de exemplu, data producției plus un indicativ al schimbului sau al liniei: 14M2 pentru fabricația din 14 a lunii, a doua șarjă. Important este ca un singur cod să nu acopere șarje diferite, altfel lotul își pierde rostul.
Lotul de produs finit se leagă de loturile materiilor prime folosite. Fără această legătură, codul de pe ambalaj nu spune nimic despre ce s-a întâmplat înainte.
Ce notezi la fiecare etapă?
Sistemul funcționează cu câteva înregistrări simple, completate la timp. Tabelul de mai jos arată minimul care acoperă un atelier mic.
| Etapa | Ce notezi | Cum păstrezi |
|---|---|---|
| Recepția materiei prime | furnizor, produs, cantitate, lot și data durabilității de pe ambalajul furnizorului, data primirii | registru sau tabel, plus factura și avizul |
| Producția | data, lotul de produs finit, loturile materiilor prime folosite, cantități, persoana responsabilă | fișă de fabricație pentru fiecare șarjă |
| Ambalarea | lotul trecut pe ambalaj, numărul de unități obținute | aceeași fișă de fabricație |
| Livrarea | client, produs, lot, cantitate, data livrării | aviz de însoțire, factură, evidență pe clienți |
Pentru ultimul rând al tabelului ajută mult o evidență electronică a documentelor; ideile de bază se găsesc în articolul despre digitalizarea facturării în firmele mici, iar facturile pot purta chiar numărul lotului livrat.
De unde pleacă totul: furnizorii
Un sistem de trasabilitate e puternic doar cât datele primite la intrare. Dacă un furnizor nu trece lotul pe aviz sau pe ambalaj, ai o verigă lipsă încă de la început. Convingerea furnizorului de a menționa lotul se negociază la fel ca prețul sau termenul de livrare, iar criteriile de selecție sunt detaliate în materialul despre alegerea furnizorilor de materii prime. Un furnizor care nu poate spune ce lot ți-a livrat este un risc, indiferent cât de bun e prețul.
Cum arată o retragere de lot, pas cu pas
Să presupunem că ai produs 320 de borcane de sos în trei șarje și un furnizor anunță o problemă la o mirodenie folosită în a doua șarjă. Procedura logică are mai mulți pași:
- Oprești vânzarea și livrarea produselor din lotul afectat, inclusiv cele aflate încă în depozitul tău.
- Identifici din fișa de fabricație ce șarje conțin mirodenia respectivă, nu doar prima ipoteză.
- Afli din evidența livrărilor ce cantități au plecat către ce clienți.
- Îi anunți pe clienți, cu lotul exact și instrucțiuni clare de returnare sau distrugere.
- Anunți autoritatea competentă atunci când produsul poate fi periculos și a ajuns deja la consumatori.
- Notezi tot ce ai făcut: date, cantități recuperate, decizia finală pentru marfa returnată.
O retragere se repetă pe hârtie, ca exercițiu, măcar o dată pe an. Alegi un lot la întâmplare și vezi în cât timp reconstitui drumul lui. Dacă durează o zi întreagă, sistemul are nevoie de ajustări.
Cum arată o fișă de fabricație completată
Imaginează-ți o șarjă de gem de caise făcută într-o zi de marți. Fișa începe cu data și cu lotul atribuit, de exemplu 12T1. Urmează caisele primite de la un anumit fermier (lotul lui, cantitatea, data intrării), zahărul din lotul furnizorului de ingrediente, sucul de lămâie dintr-o sticlă deschisă cu o săptămână în urmă. Apoi scrii cantitatea de produs obținută, câte borcane s-au umplut și cine a lucrat. Fișa se completează pe măsură ce lucrezi, nu seara, iar fiecare șarjă are foaia ei. Un caiet cu pagini numerotate, în care nu se rup file, este mai sigur decât foile volante, care se pierd ușor între plăci și cutii.
Greșeli care strică evidența
- Loturile se notează retroactiv, din memorie, la sfârșitul săptămânii.
- Ambalajele pe jumătate folosite se amestecă cu cele noi, iar lotul se pierde.
- Refolosirea resturilor de producție (de exemplu a unei mase rămase) nu este înregistrată, deși ajunge în alt lot.
- Codul de pe produsul final este diferit de cel din fișa de fabricație, din cauza unei etichete tipărite în avans.
- Documentele se păstrează la persoane diferite, fără un loc comun.
Soluția cea mai simplă este un singur responsabil pe evidență și un singur loc unde se află toate fișele, pe hârtie sau în format electronic. Cât timp păstrezi înregistrările depinde de produs: cel puțin până la expirarea termenului de valabilitate, iar practic mai mult, pentru a putea răspunde la o reclamație întârziată. Perioada exactă o confirmi cu autoritatea competentă și cu consultantul tău pe siguranța alimentelor.
Ține cont și de clienții tăi: dacă livrezi către alte firme, ele vor cere să știi la ce loturi ai trimis marfă, iar uneori vor verifica singure, printr-un audit la tine. Un atelier care răspunde în zece minute cu lotul, data și cantitatea inspiră încredere, iar încrederea aceasta aduce contracte pe termen lung.
